你需要了解的清单思维
《清单革命》这本书偏理念,案例主要来自医疗、航空和法律,对其它行业来说实操性不强。简洁清晰的清单很重要,更重要的是如何利用它提升团队的沟通效率。看完这本书,也许可以启发你好好思考下清单对于你或你所处的行业有什么作用。
一、什么是清单
清单的真正涵义在于如何让复杂的知识结构真正发挥作用,有效避免因为没有正确使用这些复杂知识导致的错误。
清单是简洁清晰的预案,是为了应对一些典型场景预先作出的决策。清单是某种意义上的共识。
二、清单为什么有效
- 清单的本质在于沟通,它的实施离不开划定角色,遵照流程。使用清单有助于培养注重合作和纪律的文化。一个人免不了会犯错,依靠团队的智慧,一群人犯错的可能性会变得小一些。
- 在复杂的环境下,尤其是在重压之下,由于人类记忆和注意力的谬误,人们特别容易忽视一些单调的例行事项。清单能提醒我们不要忘记一些必要的步骤,并让操作者明白该干什么。
- 精心设计的清单会帮助你节省有限的脑力,不让你的头脑被繁杂的检查项目所占据,而是让你解放出来处理更加困难的问题。
三、怎么编制清单
清单不是无所不包的操作手册,而是帮助使用者发挥专业技能的有效工具,要做到简洁、快速、实用。
清单编制 6 大要点:
1.设定清晰的检查点。使用者在这些节点根据清单列出的项目执行检查程序。
2.选择合适的清单类型。操作确认或者边读边做。
3.简明扼要,不宜太长。最好保证在检查点停留的时间保持在60秒以内。
4.清单用语精练准确。语言为使用者所熟悉的专业术语。
5.清单版式整洁。要能便于查找各个层级上的信息。
6.必须在现实中接受检验。现实往往比我们想象的更为复杂。
最后一点,我们一定不能让清单变成僵化的教条,就算是最简单的清单也需要不断改进。
四、如何使用清单
用一整套清单来确保那些看似简单但十分重要的步骤不被人们忽略。用另一套清单来确保人们充分沟通,互相协调,承担责任,并赋予他们权力,让他们用所知的最佳方法来解决瞬息万变和出人意料的问题。
五、摘录
在面对极端复杂的问题时,他们应该尽可能把权力下放给一线救援人员和当地官员,而不是将大权集中在自己手中。每个人都在等待救世主,但中央集权的解决方法只会让灾民们等得望眼欲穿。
他们在各自的专业领域里都是大师,每个人都接受了多年训练,这些训练就是要让他们成为专家。但是,他们不应该割裂地看待各项任务,认为只要把自己分内的工作做好就行了,而应该为了更好地实现团队目标而贡献自己的力量。这要求我们想法子把看似独立的任务有机地衔接起来,并不断学习用团队协作的方式来应对各种可能发生的问题。我曾经认为和谐的团队合作是可遇而不可求的。我偶尔会碰到这样难得的经历,每个人都开足马力,通力合作,积极面对各种困难,整个团队就像一个人一样。
进行有效团队合作的最大障碍其实不是偶尔暴跳如雷、挥舞着手术刀、让人胆战心惊的外科医生。不错,有些外科医生的确做得比较过火。但实际上,进行有效团队合作的更大阻力来自“事不关己,高高挂起”的消极态度。细致的分工让团队成员只关心自己手上的事情,而对其他成员碰到的问题不闻不问。
但像布尔曼这样的专家指出,上述现象的发生并非是因为人们懒惰或情绪抵触,而是因为新知识没有被系统地转变为简单、实用的搡作方法。如果航空业专家也只是在有了关于航空安全的重要发现时公布厚厚的报告,就像各种医学杂志每年要发布70多万篇论文一样,这些信息就很难被有效利用了。
帕巴里注意到,即便是巴菲特也会经常重复某一类错误。他说:“这让我知道巴菲特并没有使用真正的清单。”他将自己见到过的所有错误都列了出来,其中包括巴菲特、其他投资人和他自己犯过的错误,清单上很快就累积了几十种错误。为了防止这些错误再次发生,他为每种错误都设置了相应的检查项,所以他的清单上已经有了70项检查内容,其中有一项就来自于伯克希尔-哈撒韦公司所犯的错误。